Ik zal je zometeen vertellen hoe je jouw sollicitatie moet mailen, maar eerst:
Stel je voor, je vindt de vacature van je dromen. Je weet dat je een goede fit bent voor de functie. Je maakt een perfect, afgestemd CV en schrijft een solide motivatiebrief. En dan verstuur je jouw sollicitatie per mail.
Je wacht… En wacht… En wacht… Twee weken gaan voorbij en je hebt nog steeds niks gehoord.
Hoe dan?!
Toevallig weet ik het antwoord: niemand heeft je CV überhaupt gezien.
Hoe dat kan?
Omdat je nog niet weet wat de beste manier is om je sollicitatie te mailen. Althans, nog niet ;-).
Geen zorgen, je staat op het punt om de bewezen manier te leren van het versturen van je sollicitatie (met een aantal extra tips die je kan gebruiken).
In dit artikel leer jij:
- Hoe verstuur je jouw CV en motivatiebrief op de goede manier .
- Een begeleidende e-mail voorbeeld beter dan 9 van de 10 anderen.
- Wat je alvast kan doen voordat je jouw sollicitatie verstuurt.
- De belangrijkste regels op het gebied van een sollicitatie versturen.
Hoe verstuur je jouw sollicitatie via email (stap voor stap)
Heb je er genoeg van dat jouw CV in een zwart gat belandt?
Een CV mailen (sollicitatie versturen) naar een potentiële werkgever in plaats van via een tussenpersoon (Indeed etc) is misschien precies wat je nodig hebt.
Waarom?
Nou, ten eerste, een mailtje direct naar de recruiter / HR-manager is een stuk persoonlijker en toont doorzettingsvermogen.
Als je het goed doet is de HR-manager ook een stuk enthousiaster om jouw CV te bekijken. Zij zitten zelf namelijk ook in dat zwarte gat waarbij iedereen via een standaard jobboard solliciteert.
Moet je eens voorstellen als jij als HR-manager werkt, je krijgt 49 sollicitaties via Indeed binnen en slechts één via een persoonlijk mailtje. Je staat dan toch direct 1-0 voor?
Ten tweede, je hebt kans dat jouw CV niet direct op de afwijsstapel gespuugd wordt door software (ATS).
De waarheid is nou eenmaal dat steeds meer bedrijven ATS-systemen gebruiken om automatisch CV’s te filteren. Dat betekent dat je kans hebt dat jouw CV niet eens in de handen van een recruiter komt.
Een sollicitatie direct versturen via een persoonlijk mailtje heeft dan meer kans van slagen.
Toch zijn er een aantal factoren die je in je achterhoofd moet houden bij het versturen van je sollicitatie. Laten we over de basisbeginselen gaan.
Hier zijn 7 stappen voor het versturen van jouw sollicitatie.
Hoe verstuur je een sollicitatie?
- Gebruik een effectief onderwerp in de mail
- Zet de naam van de HR-manager in de aanhef
- Vertel in de inleiding wie je bent en wat de reden van de mail is
- In de tweede paragraaf geef je aan hoe je van toegevoegde waarde kan zijn
- Geef aan dat je ernaar uitkijkt persoon in kwestie te ontmoeten
- Zet je contactgegevens onderaan de mail
- Voeg je CV & motivatiebrief toe als bijlagen in de mail.
Voordat ik je laat zien hoe dit in de praktijk werkt, wil ik je aan iemand voorstellen.
Dit is Geert-Jan. Hij is een Web Developer en wilt graag werken bij XYZ als een IT-manager. De mail die hij verstuurd heeft bij zijn sollicitatie is van grote klasse.
(1) Onderwerp: Senior Web Developer opzoek naar functie als IT-manager bij XYZ
(2) Beste [naam van HR-manager],
(3) In de bijlage vindt u mijn CV en motivatiebrief voor de functie IT-manager bij XYZ.
(4) Met een bewezen reputatie in het verbeteren van de user experience met 40% in 25+ websites en online applicaties, is het mijn doel om mijn 10 jaar ervaring in te zetten om de UX bij jullie 3 grootste platformen verder te optimaliseren.
(5) Ik kijk ernaar uit mijn CV en ideeën voor het verbeteren van de UX in een persoonlijk gesprek toe te lichten.
Met vriendelijke groet,
(6) Geert-Jan van den Bosch
Senior Web Developer
Linkedin.com/geertjanvdbosch
g.vdbosch@gmail.com
06-12348765
(7) Bijlagen:
Geert-Jan-van-den-bosch-CV-XYZ.pdf
Geert-Jan-van-den-bosch-Motivatiebrief-XYZ.pdf
Ik denk dat Geert-Jan sowieso een belletje krijgt voor een sollicitatiegesprek, denk je niet?
Tip: Als je jouw sollicitatie direct naar de HR-manager wilt sturen maar je weet de naam niet (of niet zeker), lees vooral verder! Ook dit zullen wij behandelen.
Nu je een voorbeeld van een originele begeleidende mail hebt gezien, wil ik graag laten zien waarom deze manier zo effectief is.
Een sollicitatie mail schrijven is slechts een fractie van alles wat je moet onthouden voordat je op ‘verstuur’ klikt. Bekijk onze gratis checklist en kijk voor de zekerheid of niks de revue is gepasseerd. 33 dingen die je moet doen voordat je jouw CV verstuurt.
Het onderwerp van de begeleidende mail is niet zo simpel als het lijkt
Het is belangrijk goed na te denken over de manier waarop je wilt solliciteren. Uiteraard kun je jouw CV en motivatiebrief uploaden via zo’n algemeen formulier op sites als Indeed en Nationalevacaturebank. Maargoed, weet dan wel dat je in hetzelfde mapje belandt als 100 andere sollicitanten.
Of, je schrijft een persoonlijk mailtje met een spontane begeleidende mail. Op die manier zit je gelijk op ‘pole position’.
Maar alleen als je e-mail ook daadwerkelijk geopend wordt. En weet je wat daarbij van doorslaggevende factor is?
Juist, het onderwerp van je mail. Cruciaal dus.
Geef aan dat je solliciteert, voeg de functietitel en een ‘personal touch’ toe. Een beetje zoals dit:
Sollicitatie e-mail onderwerp
Hoe begin je een begeleidende e-mail
Onderwerp: Cum Laude afgestudeerde HR-specialist opzoek naar functie als Junior Brand Manager
CV en motivatiebrief (Brand Manager)
Tip: Als in de vacaturetekst staat dat je moet solliciteren via e-mail, bekijk dan of er ook staat of je een bepaald onderwerp voor je mail moet gebruiken, bijvoorbeeld: “Sollicitatie Junior Brand Manager – [Jouw Naam]”. Als dat het geval is, hou je dan ook aan die regels.
Wat is de beste tijd om te solliciteren?
Op maandag, tussen 06:00 en 10:00.
Uit onderzoek blijkt dat solliciteren op maandag de kansen voor een sollicitatiegesprek met 46% toenemen! Solliciteren tussen 6 en 10 uur ’s ochtend (wanneer niemand solliciteert) zorgt voor een 89% toenemende kans om aangenomen te worden.
Je kent het gezegde wel: die het eerste komt, die het eerste maalt. Het is het beste om binnen 4 dagen te solliciteren nadat de vacature online is gezet. Als je dus op donderdag een vacature tegenkomt waar je graag op wilt solliciteren, wacht dan niet op maandag, maar solliciteer direct!
Nog een tip, zorg er altijd voor dat je jouw CV aanpast per sollicitatie en dat je CV relevant is voor de beoogde functie. Wij noemen dit je CV afstemmen. Dit is veruit de meest effectieve strategie om de kans om aangenomen te worden te verhogen. Wil je weten hoe je dat moet doen? Bekijk ons artikel: Hoe stem je een CV af aan de vacature.
Wat je moet weten over een begeleidende email
Een veelgemaakte fout die door sollicitanten wordt gemaakt:
Veel sollicitanten denken dat in de kern van een begeleidende mail hetzelfde moet staan als in de motivatiebrief.
Dat is niet zo.
Waarom?
Recruiters en HR-managers hebben niet de tijd om jouw CV en motivatiebrief helemaal door te gaan spitten. Jouw begeleidende e-mail moet kort en bondig zijn. Er moet net genoeg instaan dat de HR-manager denk: “Oké oké, dit is interessant. Hier wil ik meer over weten”.
Alleen de meest relevante zaken horen in de kern van je begeleidende mail te staan. Het moet een voorproefje zijn van je sollicitatie. Maak het onweerstaanbaar.
Weet je nog hoe onze kandidaat Geert-Jan dat deed? Je kunt zijn begeleidende e-mail als voorbeeld gebruiken:
Wat zet je in de mail bij het versturen jouw sollicitatie?
Voorbeeld van een originele mail bij het versturen van je sollicitatie:
Beste [Naam van HR-manager],
In de bijlage vindt u mijn CV en motivatiebrief voor de functie [Naam van functie].
Als een [belangrijke prestatie] met een bewezen reputatie [jouw meetbaar, gekwantificeerd en relevant resultaat], is het mijn doel om mijn kennis en ervaring in te zetten om [iets wat de werkgever graag wilt bereiken].
Ik kijk ernaar uit mijn CV en ideeën [hoe jij de werkgever gaat helpen haar doelen te bereiken] in een persoonlijk gesprek toe te lichten.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
[Functietitel]
[LinkedIn profiel]
[e-mailadres]
[Telefoonnummer]
Bijlagen:
Jouw-naam-CV-naam-van-bedrijf.pdf
Jouw-naam-Motivatiebrief-naam-van-bedrijf.pdf
Tip: Gebruik altijd een specifieke bestandsnaam voor jouw CV. Als je jouw CV simpelweg een bestandsnaam geeft: ‘CV.pdf’ en de recruiter wilt hem terugvinden, dan wordt dat lastig. Gebruik altijd je eigen naam en het liefst ook de naam van het bedrijf waar je gaat solliciteren. Maak het leven van de HR-manager zo makkelijk mogelijk! Alle kleine beetjes helpen.
*Belangrijk. Het deel: “Als een [belangrijke prestatie]” is optioneel. Stel je hebt een prijs gewonnen of je bent Cum Laude afgestudeerd, dan kun je dat daar vermelden.
‘Als een Cum Laude afgestudeerde HR-professional met een bewezen reputatie in…’
En meer dan dat hoef je niet te vermelden. Als je jouw sollicitatie verstuurt, kun je niet te veel in detail te treden. Jouw begeleidende mail moet beknopt zijn en makkelijk te scannen voor een recruiter.
Tip: Als in de vacature gespecifieerd staat dat je jouw motivatie in de mail moet geven, dan hoor je het opnieuw te spelen volgens hun regels. Kopieer en plak in dat geval gewoon je motivatiebrief in de mail.
Maak jouw begeleidende mail persoonlijk
Als je online je sollicitatie verstuurt via een tussenpersoon wordt er niet altijd aangegeven wie er verantwoordelijk is voor het verwerken van je sollicitatie.
En dat is jammer want de kans is velen malen groter dat ze jou aannemen als ze je al kennen.
Dus, hoe kom je in contact met de HR-manager?
Wellicht heb je ooit gehoord van de ‘six degrees of seperation’:
Het is een hypothese die zegt dat iedere levende persoon op aarde maximaal zes stappen van elke andere persoon is verwijderd.
Met andere woorden, je bent slechts 6 stappen verwijderd van de koningin van Engeland, Bill Gates en Lionel Messi.
Dat is waarom netwerken zo belangrijk is. Je kent de HR-manager misschien niet persoonlijk, maar de kans is aanwezig dat iemand in je netwerk hem/haar wel persoonlijk kent.
Dus, wat kun je doen?
Leg contact met vrienden, alumni, oud-collega’s of iemand anders die jou in contact kan brengen met de juiste persoon.
Oké, maar wat als je echt nog nooit genetwerkt hebt en weinig professionele connecties hebt?
Ga op onderzoek uit. Kijk of je erachter kan komen wie verantwoordelijk is voor HR en personeelszaken binnen het bedrijf waar je wilt gaan solliciteren. Ga vervolgens naar LinkedIn en probeer het e-mailadres van deze persoon te achterhalen.
Een naam vinden zal niet moeilijk zijn, een e-mailadres is een stuk lastiger. Als je het niet direct kunt vinden zijn er enkele manieren om er wellicht toch achter te komen.
Allereerst kun je gebruik maken van huntor.io. Aan de hand daarvan kun je wellicht achter het e-mailadres komen.
Als dat niet werkt, kan de zoektocht verder gaan op Google.
Begin door de naam van het betreffende bedrijf als e-mail in te vullen:
*@naamvanhetbedrijf.nl
Het resultaat laat niet direct het e-mailadres van de HR-manager zien, maar wellicht wel hoe het bedrijf haar e-mail heeft opgebouwd. Vaak gebruiken bedrijven dezelfde opbouw:
t.jansen@naamvanbedrijf.nl
r.vandergalien@naamvanbedrijf.nl
Als jij achter die formule komt, is het niet moeilijk om achter de mail van de HR-manager te komen.
Als dat ook niet werkt en je hebt alleen de namen van het bedrijf en de HR-manager, kun je nog 1 ding proberen.
Je kan gebruik maken van deze e-mail permutator. Deze geeft je automatisch alle mogelijk combinaties terug uitgaande van de voor- en achternaam en de domeinnaam die je opgeeft.
Tip: Extreem belangrijk! Zorg ervoor dat je een professioneel e-mailadres gebruikt. Onderzoek wijst uit dat het gebruik van een professioneel e-mailadres jouw kansen op een sollicitatiegesprek aanzienlijk verhoogd! Dus: voornaam.achternaam@gmail.com, en niet: sanne_xxx@hotmail.com.
Kleine opmerking, niet alle HR-managers kunnen een persoonlijk mailtje waarderen.
En dat is precies de reden waarom je de betreffende persoon eerst moet toevoegen op LinkedIn.
Waarom?
Door alvast een connectie te maken op LinkedIn heb je het eerste contact al gelegd. Als hij/zij dan later jouw CV binnen krijgt, weet hij/zij (waarschijnlijk) al van wie het komt. Als je dat niet doet kan het mailen van jouw sollicitatie overkomen als onprofessioneel en zelfs een beetje als spam.
Julie Dosset, Hoofd Communicatie bij LinkedIn Canada zegt:
Stuur nooit een standaardbericht bij een connectieverzoek op LinkedIn. Onthoud dat dit jouw eerste indruk is! Geef aan waarom het de moeite waard is om met elkaar te connecten. Een manier die je kunt gebruiken is aangeven dat je graag voor het betreffende bedrijf zou willen werken. Leg dan ook uit waarom je dat graag wilt. Ook zou je kunnen aangeven dat je geïnspireerd bent door iets of iemand bij het betreffende bedrijf.
Dus nu weet je hoe je een sollicitatie verstuurt via email en hoe je een connectie moet maken met de HR-manager op LinkedIn.
Je sollicitatie versturen via mail—Conclusie
Een goede begeleidende mail schrijven is een effectieve strategie voor sollicitanten om sneller aangenomen te worden. En nu weet je hoe je dat op de goede manier kan doen. Onthoud hierbij het volgende:
De beste tips voor het mailen van je sollicitatie:
- De instructies uit de vacature zijn leidend. Houd je aan hun spelregels.
- Voeg je CV en motivatiebrief toe met het juiste bestandstype. Over het algemeen gebruik je het PDF formaat, tenzij anders is aangegeven.
- Probeer de naam en het e-mailadres van de HR-manager te achterhalen. Stuur je CV direct naar de betreffende persoon.
- Gebruik een krachtig onderwerp in je begeleidende mail. Voeg daarbij de naam van de positie toe en geef het waar mogelijk een ‘personal touch’.
- Stuur een kort en bondige mail. Je mail moet niet hetzelfde zijn als je motivatiebrief. Houdt het kort en krachtig. Focus op je meest indrukwekkende prestatie.
- Eindig je begeleidende mail met een call to action. Geef aan dat je ernaar uitkijkt om de persoon in kwestie te ontmoeten en je CV en motivatiebrief verder toe te lichten.
